Một BA (business analyst) - chuyên viên phân tích kinh doanh giỏi cần hội tụ rất nhiều yếu tố và phẩm chất, tùy thuộc vào lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ trình bài một số vấn đề cơ bản và cần thiết của một BA khi làm việc tại Chí Doanh.
“Người giỏi, phải suy nghĩ được bản chất phía sau cách mọi việc được làm, và suy nghĩ cách để làm tốt hơn theo thời gian. Nếu không suy nghĩ, người làm nhiều năm cũng không khá hơn người mới vào nghề được bao lâu.”
1. HIỂU
- Cần dành thời gian để trao đổi, lắng nghe, hiểu về đặc thù ngành, đặc thù kinh doanh của khách hàng.
- Xác định cái gì quan trọng với business của họ, hiểu khách hàng của khách hàng muốn gì.
- Khách hàng thường không biết rõ họ sẽ cần kể những thông tin gì, đôi khi không kể những chi tiết quan trọng. BA cần đặt câu hỏi/vấn đề sắc sảo để lấy được thông tin mình cần.
- Tìm hiểu cách vận hành hệ thống hiện tại của khách hàng, các vấn đề khó khăn ở hệ thống hiện tại cần được khắc phục, những mong muốn của họ ở hệ thống mới.
- Từ kinh nghiệm của mình, BA cần chủ động hỏi và xác nhận lại về flow của khách hảng, dự án,... những vấn đề mà khách hàng khách hàng còn không biết hoặc chưa rõ.
- BA cần nghĩ trước về các vấn đề mình sẽ cần làm rõ để có thể triển khai dự án. Các điểm mập mờ có thể tạo ra vấn đề rắc rối về sau. Đặt câu hỏi càng rõ ràng, càng sâu càng tốt.
BA cần rất thông minh để hiểu dự án, hiểu khách hàng, hiểu developer.
BA giỏi biết cách hỏi như thế nào để hiểu được những điều mà bản thân khách hàng cũng không hiểu về chính họ.
.png?1546586417823)
2. GIẢI PHÁP
BA không đơn giản là làm theo cách khách hàng muốn mình làm.
BA phải biết những giải pháp tốt nhất, làm thế nào để tư vấn cho khách hàng những giải pháp tốt hơn cái mà họ có.
- Cần tư vấn giải pháp tốt hơn cái khách hàng đang nghĩ.
- Qua cách hỏi và giao tiếp, sẽ giúp ta định hướng khách hàng vào những điểm tốt nhất cho họ.
- Giúp khách hàng đặt ưu tiên cho các vấn đề cốt lõi, định hình được vấn đề nào là quan trọng, vấn đề nào chưa/không quan trọng ở một thời điểm nhất định.
- Hiểu được điều này giúp mình điều chỉnh kế hoạch để đáp ứng được các tiêu chí trên và thuyết phục khách hàng nghe theo mình.
Làm gì khi bạn vẫn còn thiếu kinh nghiệm và không biết hướng giải quyết thế nào tốt hơn?
Một BA giỏi phải liên tục trau dồi hiểu biết của mình qua từng dự án, từ đó hiểu ngành, hiểu khách hàng, và có các mốc thông tin để so sánh cái gì tốt cái gì chưa. Do đó, việc lập tài liệu và tham khảo dự án đã qua là quan trọng, và việc liên tục đọc và học hỏi là rất cần thiết.
3. GIAO TIẾP
Không phải lúc nào mục đích tốt, giải pháp tốt, thì khách hàng cũng chấp nhận.
BA phải biết cách giao tiếp với khách hàng, với dev để việc cần làm được hoàn thành tốt.
Cách giao tiếp với khách hàng hiệu quả:
- Hỏi khách hàng và lắng nghe câu trả lời của họ
- Đồng ý, hoặc tư vấn hướng giải quyết tốt hơn và giải thích vì sao
- Lặp lại kết luận chung của hai bên, xác nhận lại khách hàng có đồng ý hay bổ sung gì không.
- BA cần hình dung trước được quá trình hai bên sẽ làm dự án với nhau thế nào, các điểm nào có thể sẽ mơ hồ hay khó khăn - làm rõ và trao đổi trước từ đầu.
BA cần giữ communication flow liền mạch, liên tục - giữ khách hàng “aware about what is going on”.
Không để khách hàng phải hỏi mình về tiến độ công việc.
4. LƯU Ý KHI VIẾT EMAIL CHO KHÁCH HÀNG
- Khi viết mail, BA cần phải viết rất cụ thể, từng bước công việc một cách rõ ràng, thậm chí còn phải mô tả lại cách họ tương tác với hệ thống ra sao.
- Cần liên tục đặt những câu hỏi để làm rõ từng chi tiết của process, để có thể hình dung ra workflow sẽ chạy như thế nào.
- BA phải đặt mình vào vị trí của khách hàng – những người hoàn toàn không biết gì về hệ thống – thì mới hướng dẫn cụ thể cho họ làm được.
- Tránh viết một email vô nghĩa, thiếu thông tin, mơ hồ, không có một hướng dẫn/thông tin cụ thể. Vì khi đó mail sẽ khiến cho luồng giao tiếp trở lên dài dòng, thiếu chuyên nghiệp và không hiệu quả.
