OFFICE MANAGER

JOB DESCRIPTION

• Làm việc trực tiếp với CEO, Các trưởng bộ phận để đảm bảo mọi công việc diễn ra suôn sẻ
• Phối hợp với các bộ phận / nhóm tại Việt Nam và Mỹ
• Hỗ trợ công việc văn phòng, hành chính cho các thành viên trong cty
• Xây dựng quy trình làm việc cho các mảng hành chính, công việc chuyên môn của từng team
• Tổ chức công việc thành quy trình, đưa vào vận hành, giám sát và cải tiến
• Giao tiếp với các các team trong công ty để lấy thông tin về các dự án, xây dựng báo giá, cập nhật các nhu cầu tuyển dụng khi cần thiết
• Hỗ trợ sản xuất các nội dung đăng trên các kênh social của công ty (cả CBI và CD), bằng tiếng Anh và tiếng Việt
• Kiểm soát các bình luận, nhận xét đánh giá về công ty từ Khách hàng, Nhân viên trên website, social network của công ty và các trang khác
• Làm việc với các team chuyên môn để lấy yêu cầu tuyển dụng, xây dựng JD, cập nhật thường xuyên theo nhu cầu tuyển dụng
• Quản lý các kênh tuyển dụng: website công ty, fanpage, các trang tin tuyển dụng
• Tìm kiếm, Quản lý hệ thống CTV, Outsource khi có nhu cầu
• Quản lý và vận hành hệ thống CTV tuyển dụng, freelancer headhunt
• Hỗ trợ mở rộng kênh đối tác, các trường đại học để tuyển dụng được các nhân sự trẻ, hoặc nhân sự chất lượng cao
• Hỗ trợ các bộ phận Kế Toán, Nhân sự, các team chuyên môn các hoạt động tại văn phòng, liên quan tới văn thư, thủ tục hành chính, quản lý vật tư văn phòng
• Gửi nhận thư, hợp đồng, tài liệu với Khách hàng, CTV, Outsource
• Hỗ trợ các thủ tục hợp đồng, thanh toán, nghiệm thu với CTV, Outsource và các team chuyên môn
• Xây dựng báo giá, thực hiện thu mua các vật tư văn phòng

BENEFITS

• Ứng viên được làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp, đa dạng các dự án
• Trau dồi hiểu biết về nền tảng kỹ thuật, giải pháp, và hệ thống đa dạng và phức tạp
• Tích lũy kinh nghiệm và kỹ năng quản lý và vận hành các dự án lớn
• Được làm việc trong môi trường năng động, minh bạch và chuyên nghiệp, không có các vấn đề chính trị văn phòng
• Nâng cao khả năng tiếng Anh và kỹ năng giao tiếp
• Hưởng mức lương cạnh tranh, bảo hiểm y tế và các phúc lợi khác theo quy định của pháp luật

REQUIREMENT

• Có khả năng giao tiếp tốt bằng Tiếng Anh và Tiếng Việt
• Có khả năng giao tiếp tốt giữa các bộ phận chuyên môn khác nhau (digital marketing, technology, etc)
• Có kinh nghiệm xây dựng quy trình làm việc giữa các bộ phận, có khả năng tổ chức công việc
• Có khả năng theo sát quy trình, cập nhật khi có yêu cầu
• Có khả năng học hỏi và tư duy về hình ảnh, thiết kế, có cảm nhận tốt về UI/UX
• Có khả năng thao tác với các hệ thống social network là một lợi thế
• Có khả năng học hỏi nhanh các công cụ đồ hoạ như Canva, Figma là một lợi thế
• Có kinh nghiệm trong mảng sale/sale admin, và từng làm việc với các dự án Digital marketing (SEO, PPC) hoặc Công nghệ (web, app, platform, ERP, etc) là lợi thế
• Có kinh nghiệm làm việc với các khách hàng lớn, quy mô tập đoàn, ngân sách lớn là lợi thế
• Có kinh nghiệm xây dựng báo giá, làm proposal
• Có kinh nghiệm trong mảng Tuyển dụng (recruitment) cho các công ty công nghệ hoặc cho các agency quảng cáo
• Có khả năng viết JD, điều chỉnh JD cho phù hợp với mong muốn tuyển dụng
• Có khả năng phỏng vấn, trao đổi với ứng viên từ giai đoạn đầu của quá trình tuyển dụng
• Có kinh nghiệm tuyển dụng các vị trí có chuyên môn cao, hoặc có mức lương cao là một lợi thế
• Có kinh nghiệm xây dựng quy trình làm việc giữa các bộ phận, có khả năng tổ chức công việc
• Có khả năng theo sát quy trình, cập nhật khi có yêu cầu
• Có kinh nghiệm làm việc với hợp đồng và các văn bản pháp lý trong doanh nghiệp
• Có khả năng nắm bắt và xây dựng quy trình vận hành từ thực tế, thay vì áp dụng các mô hình đã có sẵn